# Voicemailfunktionen Beherbergung

Bei der Zuweisung von Voicemailboxen zu Zimmern sind einige Besonderheiten zu beachten. Ausserdem gibt es einen besonderen Audio-Guide für die Mailbox an der Rezeption.

## Zimmer-Mailbox

Die einem Zimmer zugewiesene Mailbox unterscheidet sich in den folgenden Punkten von einer Mailbox, die einem Benutzer zugewiesen wurde:

- Wenn das Zimmer frei ist, wird der Anrufer niemals an die Voicemail gesteuert, sondern an die Rezeption. Dieses Verhalten wird mit einem Audiotext kommuniziert.

- Ist das Zimmer besetzt und der Anrufer wird an die Voicemail weitergeleitet, ertönt, sofern keine persönliche Begrüssung auf der Mailbox aktiviert wurde, der Systemtext aus dem Audio-Guide. Der Inhalt dieses Audiotextes ist abhängig von einer Flagge in der Ansicht Hospitality / Allgemein (=nm).

  Kontrollkästchen: Voicemail: Zimmernummer abspielen

- Der Anrufer wird gebeten, eine Nachricht zu hinterlassen oder später erneut anzurufen.

- Die Zimmernummer wird abgespielt, danach wird der Anrufer gebeten, eine Nachricht zu hinterlassen oder später erneut anzurufen.

  - Wenn der Benutzer der Mailbox das Voicemail-System anruft, wird er nicht dazu aufgefordert, eine Begrüssung aufzunehmen / zu verwalten.

  - Nachdem der Benutzer der Mailbox die Nachricht angehört hat, wird er nicht darum gebeten, die Nachricht an einen anderen Benutzer weiterzuleiten.

  tips:
  - Wenn Sie möchten, dass der Anrufer immer eine Willkommensbegrüßung hört, bevor die Standardbegrüßung oder eine persönliche Begrüßung abgespielt wird, können Sie das Kontrollkästchen Immer globale Begrüßung abspielen in der Ansicht von einem bestimmten Mailbox aktivieren (=tb).
  - Sie können jede Mailbox einzeln mit einem Passwort schützen. (Kontrollkästchen Passwortschutz in der Ansicht Voicemail / Allgemein / Mailbox (=tb). Möchte ein Gast auf eine passwortgeschützte Mailbox zugreifen, wird er zur Eingabe der PIN aufgefordert. Kommentar: Greift der Gast innert einer Minute nach dem vorhergehenden Zugriff erneut auf die Mailbox zu, wird er nicht wieder zur Eingabe der PIN aufgefordert.

## Audio-Guide für die Mailbox an der Rezeption

Sie können eine oder mehrere Standardmailboxen für eine Mailbox an der Rezeption konfigurieren. (Kontrollkästchen Rezeption-Mailbox in der Ansicht Voicemail / Allgemein / Mailbox (=tb). Die Mailboxen an der Rezeption bieten zusätzlich ein Menü für den Audio-Guide.

Ruft der Benutzer mit der Mailbox an der Rezeption die Nummer der Voicemail an oder wählt *#94, gibt es folgende Möglichkeiten:

- Gäste beim Zugriff auf ihre Voicemailboxen unterstützen (Nummer 2)

- Auf die eigene Mailbox an der Rezeption zugreifen (Nummer 3)

- Auf die Mailbox eines Zimmers zugreifen (Nummer 5)

Die letzten beiden Optionen (Nummer 3 und 5) sind unkompliziert und müssen nicht weiter erklärt werden. Unten ist das Vorgehen für die erste Option beschrieben (Nummer 2).

Vorgehen, wenn Gästen beim Zugriff auf ihre Voicemailbox unterstützt werden:

1. Ein Gast ruft an der Rezeption an und möchte seine Mailbox abhören.

2. Der Rezeptionist legt den Gast in Haltung und ruft die Nummer der Voicemail an (oder wählt *#94).

   Der Rezeptionist hört die Information unabhängig davon, ob die eigene Mailbox neue Nachrichten enthält oder nicht.

   Der Rezeptionist hört den Text des zusätzlichen Audioguides mit den oben genannten Möglichkeiten (Ziffer 2, 3 oder 5).

3. Der Rezeptionist drückt Nummer 2.

   Der Rezeptionist wird aufgefordert, die Zimmernummer des Gastes einzugeben.

4. Der Rezeptionist gibt die Zimmernummer des Gastes ein.

   Der Rezeptionist wird dazu aufgefordert, die Nummer 1 zu drücken, um den Gast (in Haltung) mit seiner Mailbox zu verbinden.

5. Der Rezeptionist drückt Nummer 1.

   Der Gast ist mit seiner Mailbox verbunden.

Siehe auch:

Weitere Beschreibungen zum internen Voicemail-System finden Sie im Systemhandbuch „Funktionen und Leistungsmerkmale“.

- Rettungsdienstunterstützung

Übergeordnetes Thema: Funktionscodes und Dienste
↑