# Généralités

C’est ici que vous configurez les paramètres de base de Hospitality Manager.

Table 1. Réception
Paramètre | Explication
Numéro d'appel du bureau de réception/d’accueil | Entrez ici le numéro d'appel interne de la réception. Ce numéro est utilisé comme destination pour les téléphones de chambre avec une fonction NPD (Ne Pas Déranger) activée.

Table 2. Modèle de vue d'Hospitality Manager
Paramètre | Explication
Montrer chaque étage dans un onglet séparé | Disposition des chambres dans la vue graphique de Hospitality Manager Les chambres d'un même étage sont représentées dans un onglet séparé. Toutes les chambres sont présentées dans un seul affichage. Chaque étage s'affiche sous forme de ligne avec les chambres correspondantes.
Activer l’icône « Cliquez sur appel » | Cliquez sur le symbole téléphone d’un hôte permet d’ouvrir une application (par ex. Mitel Dialer) et appeler le téléphone de la chambre. Le téléphone de chambre n’est pas appelé.
Afficher les taxes de communication | L’affichage du symbole de frais d’appel à l’étage, l’affichage de la valeur de frais d’appel sur la liste et le journal de frais d’appel est affiché dans le Hospitality Manager.

Table 3. Configuration de la chambre
Paramètre | Explication
Effacer données clients lors du... | Vous déterminez ici si les données saisies pour un client doivent être effacées lors du check out ou seulement lors du check in du client suivant, réglage Check in.
Réglages par défaut pour les appels de chambre à chambre | Vous spécifiez ici le réglage par défaut concernant l'autorisation de téléphoner d'une chambre à l'autre. Ce paramètre est attribué lors du check in et peut être écrasé manuellement via Hospitality Manager.
Jeu d'autorisation lorsque la chambre est occupée | Le jeu d'autorisations sélectionné est actif lorsqu'une chambre de client est occupée.
Jeu d'autorisation alternatif lorsque la chambre est occupée | Le jeu d'autorisations est actif si une chambre de client est occupée et que le jeu d'autorisations alternatif a été sélectionné dans le Hospitality Manager (Réglage de chambre avancé / Utiliser autorisations spéciales ).
Jeu d'autorisations lorsque la chambre est libre | Le jeu d'autorisations sélectionné est actif lorsque la chambre est libre.
Messagerie vocale : Lire le numéro de chambre | Si un appelant accède à la boîte vocale d'une chambre occupée et qu'aucun message d'accueil personnel n'est configuré, les textes du système du guide vocal sont diffusés. L'appelant est invité à laisser un message ou à rappeler plus tard. Le numéro de la chambre est prononcé, puis l'appelant est invité à laisser un message ou à rappeler plus tard. Vous trouverez de plus amples informations sur certaines particularités des boîtes vocales de chambre dans le thème central "Fonctions de la messagerie vocale de l'hospitalité" et dans le guide d'utilisation "MiVoice Office 400 Voice Mail System".
Tip: Les jeux d'autorisations ( =cb) contiennent des paramètres qui régissent les autorisations des utilisateurs. Ils sont configurés par l'administrateur et attribués individuellement aux divers utilisateurs. Vous pouvez définir ici les jeux d'autorisations qui doivent être utilisés pour les chambres des clients en fonction de l'état de la chambre.

Table 4. Nettoyage de la chambre
Paramètre | Explication
Service de nettoyage des chambres | L’affichage de l’état de nettoyage est activé dans Hospitality Manager. L'état peut être modifié par le personnel autorisé.
Lors du check out, remettre à l'état «Pas nettoyé» | Lors du check out, l'état du nettoyage est mis automatiquement sur Pas nettoyé.
Remettre à l'état 'Pas nettoyée' chaque nuit | L'état du nettoyage est mis chaque jour à 03:00 heures sur Pas nettoyé.

Table 5. Nettoyage de la chambre
Paramètre | Explication
Service de nettoyage des chambres | L’affichage de l’état de nettoyage est activé dans Hospitality Manager. L'état peut être modifié par le personnel autorisé.
Mode pour service des chambres | Standard : Les trois états de nettoyage des chambres disponibles sont: Non nettoyée Nettoyée Inspectée (sans icône) Avancé: Vous pouvez vous-même définir l'état du service de chambre ( =1h)
Lors du check out, remettre à l'état «Pas nettoyé» | Lors du check out, l'état du nettoyage est mis automatiquement sur Pas nettoyé.
Remettre à l'état 'Pas nettoyée' chaque nuit | L'état du nettoyage est mis chaque jour à 03:00 heures sur Pas nettoyé.

Table 6. Réglages de la sonnerie de réveil
Paramètre | Explication
Si occupé, l'appel réveil reste actif pendant (min.) | L'ordre de réveil ne peut pas être passé si le client est occupé au téléphone à l'heure de l'appel de réveil. Il reste toutefois actif pendant un certain temps et est passé dès que la ligne est libérée. Vous définissez ici la durée (en minutes) pendant laquelle l'ordre de réveil reste actif. Une fois ce temps écoulé, l'ordre de réveil actif est effacé et la réception reçoit un message indiquant que l'appel de réveil n'a pas pu être passé.
Annonce du réveil | Vous définissez ici ce que le client entend lorsqu'il répond à l'appel de réveil. Tip: Si vous utilisez un système PMS, vous devriez configurer la fonction de réveil du PMS en tant que maître. Les appels de réveil saisis dans Hospitality Manager sont alors supprimés ou écrasés. Note: Configurez les appels de réveil dans PMS de sorte qu'ils soient transmis au serveur de communication au plus tôt 23 heures avant leur activation.

Table 7. Facturation des taxes
Paramètre | Explication
Taxe sur la valeur ajoutée | Inscrivez ici le taux actuellement en vigueur de la taxe à la valeur ajoutée.
Imprimer la facture lors du check out | Une fois que vous avez configuré une imprimante réseau, cette dernière imprime automatiquement la facture au check out. Oui : La facture est toujours imprimée. Lorsque des taxes sont dues La facture n'est imprimée que lorsque des taxes sont dues. L'adresse réseau peut être définie par l'administrateur WebAdmin sous Imprimante réseau.
Facteur de conversion pour la devise alternative | Si le montant de la facture doit en plus être indiqué dans une autre devise, vous pouvez entrer ici le cours de change désiré. Vous devez alors utiliser dans le modèle de facture le substituant pour le total alternatif des taxes (%AlternativeCurencyTotalCost%).
Processeur de surtaxe par défaut | Vous attribuez ici la majoration qui doit être appliquée pour les téléphones de chambre. Un processeur de surtaxe permet de percevoir une surtaxe sur la taxe de communication. Vous pouvez configurer le calculateur de surtaxe dans l'affichage Frais / Général . L'affichage des taxes sur le téléphone montre toujours la taxe de la communication, majoration calculée incluse.

Table 8. Facturation des taxes
Paramètre | Explication
Taxe sur la valeur ajoutée | Inscrivez ici le taux actuellement en vigueur de la taxe à la valeur ajoutée.
Lister les appels entrants | Les appels entrants figureront également sur la facture.
Imprimer la facture à la caisse | Ce réglage n'a de sens que si vous avez configuré une imprimante réseau. La facture est imprimée automatiquement sur l'imprimante réseau prédéfinie lors du passage en caisse. Ce paramètre n'est pas affecté par la possibilité d'imprimer la facture individuellement dans Hospitality Manager. L'adresse réseau peut être définie par l'administrateur WebAdmin sous Imprimante réseau.
Facteur de conversion pour la devise alternative | Si vous voulez établir la facture dans une autre devise, vous pouvez entrer ici le cours de change désiré. Assurez-vous que la devise figurant sur la facture soit correcte. Vous pouvez le configurer dans l'affichage Frais / Général.
Processeur de surtaxe par défaut | Vous attribuez ici la majoration qui doit être appliquée pour les téléphones de chambre. Un processeur de surtaxe permet de percevoir une surtaxe sur la taxe de communication. Le processeur de surtaxe se configure dans l'affichage Frais / Général. L'affichage des taxes sur le téléphone montre toujours la taxe de la communication, majoration calculée incluse.
Facture mensuelle | La facture mensuelle sert au décompte des taxes de communication des pensionnaires de longue durée. Les taxes de communication sont cumulées à la fin du mois dans une facture mensuelle et envoyées sous forme de fichier ZIP aux adresses d'e-mail prévues.
Adresses d'e-mail pour facture mensuelle | Entrez ici les adresses d'e-mail auxquelles il faut envoyer la facture mensuelle. Séparez les différentes adresses d’e-mail par une virgule.

Table 9. Taxes virtuelles
Paramètre | Explication
Acheminement | L'administrateur peut configurer un comptage virtuel des taxes pour les raccordements réseau qui ne délivrent aucune information de taxe (p.ex. SIP). Vous voyez ici l'acheminement dans lequel un tel comptage est configuré.
Intervalle d'impulsion de taxe (en secondes) | Vous apercevez ici l'intervalle des intervalles d'impulsion de taxe réglés en secondes, tel que l'administrateur l'a configuré.

Table 10. Autorisations
Paramètre | Explication
Accès à distance | Vous pouvez ouvrir l'accès de télémaintenance de manière généralisée (Accès permis) ou pour un seul accès (Une fois seulement). Si l'accès de télémaintenance est fermé, les adaptations de la configuration ne peuvent être effectuées que localement. Note: Ne laissez pas l'accès de télémaintenance ouvert plus longtemps que nécessaire.

Table 11. Informations d'entretien
Paramètre | Explication
Envoyer à l'utilisateur en tant que message de texte | Les remarques de maintenance sont affichées sous forme de message textuel sur le téléphone de l'utilisateur. Exigences: l'utilisateur utilise un téléphone propriétaire.
Envoyer à l'adresse d'e-mail (destination 1) | Vous pouvez aussi envoyer des remarques de maintenance sous forme de courriel. Deux destinations d'e-mail peuvent être configurées. Entrez ici la première adresse e-mail.
Objet de l'e-mail (destination 1) | Vous pouvez configurer le texte du champ Concerne. Les remarques de maintenance proprement dites sont inscrites dans le corps du texte du courriel. Entrez ici l'objet pour la première adresse e-mail.
Envoyer à l'adresse d'e-mail (destination 2) | Entrez ici la deuxième adresse e-mail.
Objet de l'e-mail (destination 2) | Entrez ici l'objet pour la deuxième adresse e-mail.
Envoyer au PMS | Les remarques de maintenance sont envoyées au système de gestion hôtelière (PMS) raccordé.

## Imprimante réseau

L'imprimante réseau sert à imprimer des factures de taxe de communication via le téléphone de réception. Il est activé via Mitel 400 Print Spooler. Installer le spouleur d'impression sur un ordinateur de votre réseau IP qui est si possible toujours disponible et sur lequel l'imprimante désirée est configurée.

Le spouleur d'impression met à votre disposition trois ports, via lesquels vous pouvez commander jusqu'à trois imprimantes, indépendamment les unes des autres. Il traite les ordres d'impression tant des modèles TXT que des modèles HTML. Pour les ordres TXT, il est en outre possible de définir des propriétés de mise en forme telles que les marges et la police.

Vous pouvez télécharger le Mitel 400 Print Spooler depuis le serveur de téléchargement de logiciel Mitel ou l'obtenir par le biais de votre partenaire de distribution.

Les petits établissements sans infrastructure IT peuvent aussi, en guise d'alternative à l'Mitel 400 Print Spooler, connecter directement une imprimante série au serveur de communication via un adaptateur IP et un commutateur. Par exemple : L'imprimante thermique Epson, combinée à l'adaptateur IP de la société AK-Nord, Allemagne, convient par exemple très bien pour cet usage. L'imprimante série doit prendre en charge le codepage UTF-8 ou WPC1252.

Table 12. Imprimante réseau
Paramètre | Explication
Adresse et port de l'imprimante réseau | Saisissez ici l'adresse réseau IP de l'ordinateur sur lequel est installé le Mitel 400 Print Spooler et le port configuré sur le spooler d'impression. Utilisez la syntaxe suivante: <Adresse IP>:<Port>.
Nom de l'imprimante | Vous pouvez donner un nom à l'imprimante réseau désirée (facultatif).
Format d'impression | Sélectionnez ici le format d'impression pour l'imprimante réseau.

## Numéros SDA des chambres de client

Vous pouvez attribuer un numéro SDA fixe aux numéros d'appel internes des chambres de client. Un numéro SDA attribué fixe reste inchangé lors du check in/check out. La configuration est effectuée de manière analogique à l'assignation des numéros SDA par rapport à d'autres utilisateurs internes.

Vous pouvez également assigner les numéros SDA de façon dynamique. Cette option permet au système d'attribuer automatiquement à une chambre de client lors de chaque check in un numéro SDA disponible prévu pour l'assignation dynamique de la SDA. Le numéro SDA qui n'a pas été utilisé depuis le plus de temps est utilisé.

Pendant que la chambre de client reste inutilisée, c'est-à-dire durant la période entre le check out et le prochain check in, les appels sont renvoyés à une destination d'appel spécialement créée à cet effet.

L'acheminement des appels est effectué en arrière-plan via l'assignation dynamique de la SDA.

Pendant que la chambre de client reste inoccupée, l'élément de distribution des appels associé renvoie l'appel vers l'utilisateur qui a été défini comme destination d'appel commune dans Destination des SDA après le check out

Lors du check in, le numéro d'appel de la chambre de client est modifié dans l'élément de distribution des appels. Cela n'est pas visible dans la configuration.

Note:

Seule la destination d'appel est commutée de la position commutateur 1. Les positions commutateur 2 et 3 peuvent être configurées comme vous le souhaitez, par ex. pour les configurer sur un numéro d'appel central pour une commutation nocturne.

Table 13. Allocation dynamique SDA (DID)
Paramètre | Explication
Attribution dynamique des numéros SDA (DID) | Lors du check in, un numéro SDA disponible est automatiquement attribué à la chambre de client. Le numéro SDA attribué reste toujours inchangé en cas de changement de client.
Destination des SDA (DID) après le check out | En cas d'assignation dynamique de la SDA active, le numéro SDA est à nouveau libérer après le check out. Pour que les appels suivants ne se perdent pas avec ce numéro SDA, définissez une destination d'appel ici. La destination d'appel est réglée automatiquement dès qu'un numéro SDA est prévu pour l'assignation dynamique de la SDA. Note: Lorsque vous modifiez la destination d'appel configurée ici, vous devez également la modifier dans les éléments de distribution des appels des numéros SDA déjà prévus pour l'assignation dynamique de la SDA.

Table 14. Système de gestion hôtelière (PMS, Property Management System): FIAS
Paramètre | Explication
Interface PMS | L'interface PMS sert à l'intégration d'un système PMS via le protocole FIAS (Fidelio Interface Application Specification). L'interface PMS est enclenchée.
Adresse et port de l'interface PMS | Inscrivez ici l'adresse réseau IP ou le nom d'hôte de l'interface PMS ainsi que le port. Utilisez la syntaxe suivante: <Adresse IP>:<Port>.
Numéro de chambre FIAS | Sélectionnez ici l'entrée qui doit être utilisée comme numéro de chambre FIAS.
Méthode de transmission de la saisie des taxes | Sélectionnez les données qui doivent être transmises au PMS pour la suite du traitement des taxes.
Envoyez les coûts d'appels vers | Chambres seulement: Transmettre uniquement les taxes de communication des chambres au PMS. Tous les utilisateurs: Transmettre les taxes de communication des chambres de tous les utilisateurs au PMS.
Codepage FIAS | Sélectionnez le codepage utilisé par le PMS. Si les codepages ne coïncident pas, certains caractères seront peut-être mal imprimés.
Pool PMS (EP) pour l'assignation dynamique de la SDA | Saisissez ici le numéro du pool PMS qui doit être utilisé pour l'assignation dynamique de la SDA (la valeur par défaut est 1).
Indication d'appel de réveil sans réponse toujours sur la réception | Pour que cette case à cocher soit active, activez la case à cocher PMS.

Table 15. Système de gestion hôtelière (PMS, Property Management System): SX-200
Paramètre | Explication
Plage d'adresses IP PMS | Définir la plage d'adresses IP.
Protocole de système de gestion de l'hôtel | Activer le protocole du système de gestion hôtelière
Port TCP pour connexion du système de gestion de l'hôtel | Choisissez ici l'entrée à utiliser pour le port TCP.
Protocole du système de gestion de la messagerie vocale | Aucun: La gestion de la messagerie vocale est désactivée Hyatt Encore HIS
Port TCP pour connexion du système de gestion de la messagerie vocale | Ce champ est activé lorsque le protocole du système de gestion de l'hôtel est activé et que Hyatt Encore ou HIS est sélectionné pour le protocole du système de gestion de la messagerie vocale.

## Mettre en place l'assignation dynamique de la SDA

Procédez comme suit pour mettre en place l'assignation dynamique de la SDA:

1. Définissez la destination d'appel vers laquelle les appels doivent être dirigés pendant qu'une chambre de client n'est pas occupée (réglage Destination des SDA après le check out).

2. Dans l'affichage =w0, déterminez les numéros SDA à utiliser pour l'assignation dynamique de la SDA. Suivez à cet effet les instructions dans la partie Instructions de l'aide en ligne.

Voir aussi...

## Thème spécial

"Hébergement"

Parent topic: Solution pour l'accueil et l'hôtellerie
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